E-Rechnung: Empfang, Formate und Übergangsfristen
Redaktioneller Stand: 14. September 2026. Allgemeine Informationen; keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls und die jeweils geltenden Vorschriften.
Empfang und Versand unterscheiden
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
Übergangsfristen für die Ausstellung
- Bis zum 31. Dezember 2026 können alle Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregelung nutzen. Papier ist zulässig; für andere elektronische Formate wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Daneben gibt es eine besondere Übergangsregelung für bestimmte EDI-Verfahren.
- Ab 2028 greifen die allgemeinen Übergangsregelungen nicht mehr. Gesetzliche Ausnahmen bestehen weiterhin, etwa für bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Formate und betriebliche Umsetzung
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile erfüllen die Anforderungen an strukturierte Rechnungen. Nicht jedes Profil oder jede PDF-Datei mit Anhang genügt. Zu klären sind Empfang, Prüfung, Aufbewahrung des strukturierten Datensatzes und die Anbindung an die Buchhaltung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Vorgaben.